Navodila za ravnanje s programom
NAVODILA ZA RAVNANJE S PROGRAMOM ZA PREDLOŽITEV PODATKOV IZ LETNIH POROČIL ZA LETO 2007
KAKO PRIDETE V PROGRAM
Ob vstopu v program na spletni strani AJPES http://www.ajpes.si/lp2007 dobite na levi strani ekrana okni, v kateri vpišete Uporabniško ime in Geslo, ter kliknete gumb Prijava. Če se z uporabniškim imenom in geslom, s katerim ste se že prijavljali na naš spletni portal tudi z upoštevanjem velikih in malih črk ne morete prijaviti, kliknete »Ste pozabili geslo?« in »Robot« vam bo ponovno poslal geslo, s katerim se boste lahko prijavili. Če nimate uporabniškega imena in gesla, je na sredi ekrana napis:
»Če še nimate gesla, lahko opravite brezplačno registracijo tukaj.«
Kliknite na besedo tukaj in v okno Uporabniško ime vpišite poljubno ime, ki ne sme biti daljše kot 30 znakov. Priporočamo vam, da se izogibate uporabi posebnih znakov in šumnikov. V okno Elektronski naslov vpišite vaš elektronski naslov in kliknite gumb Pošlji geslo. Geslo vam bo »Robot« poslal na vaš vpisan elektronski naslov.
Ko boste prejeli geslo, se lahko z njim in uporabniškim imenom prijavite in začnete z vnosom podatkov.
Z eno registracijo lahko vnašate podatke za več poslovnih subjektov (npr. računovodski servisi).
SISTEM DELA S PROGRAMOM
Z uporabniškim imenom in geslom, prejetim ob registraciji, se odpre novo okno Izberite vrsto poslovnega subjekta. Iz seznama ponujenih vrst poslovnih subjektov izberite ustrezno vrsto in kliknite na gumb Kreiraj. Vsi vneseni poslovni subjekti se nizajo na levi strani pod naslovom Poslovni subjekti. Pod seznamom vnesenih poslovnih subjektov je ponujena možnost Prikaži vse poslovne subjekte in Dodaj nov poslovni subjekt.
Ob kreiranju poslovnega subjekta se odpre osnovni ekran za vnos podatkov. Na vrhu ekrana je naveden nabor obrazcev (Osnovni podatki, sledijo pa bilance, izkazi in drugi obrazci, odvisno od vrste poslovnega subjekta).
Na desni strani tega ekrana je v koloni Status pri vsakem obrazcu status: nepreverjeno, NAPAKA, OK ali OK(Opozorilo).
Ko imajo vsi obrazci status OK ali OK(Opozorilo), pomeni, da so podatki v obrazcih brez napak, in lahko pošljete podatke AJPES s klikom na tekst 'ODDAJ POROČILA'. Ključavnica na desni strani se zaklene in na ekranu se izpiše OBVESTILO ZA AJPES, ki ga lahko natisnete s klikom na gumb tiskaj. Lahko pa še vedno tudi prekličete oddajo podatkov s klikom na gumb »Prekliči oddajo« (odklenila se bo tudi ključavnica na desni strani, na ta način lahko popravljate podatke). Oddaje pa sami ne morete preklicati, če vas je že zaklenila pristojna izpostava AJPES, zato jo morate poklicati, da vas odklene. Ko boste podatke popravili po odklenitvi in preklicu oddaje, morate ponovno »oddati poročila« in na izpostavo poslati novo OBVESTILO ZA AJPES. Če ima kakšen obrazec status NAPAKA, se pod seznamom obrazcev izpiše obvestilo 'Oddaja zaradi napak še ni možna.' Če za posamezni obrazec nimate podatkov, ga shranite praznega, tako da tudi ta dobi status OK.
Posebno vas opozarjamo na gumb Shrani. V kolikor naredite kakršnokoli spremembo v podatkih, morate obvezno klikniti gumb Shrani. V nasprotnem primeru vneseni ali popravljeni podatki ne bodo shranjeni v računalnik. Gumb Shrani lahko kliknete kadarkoli v času vnosa ali popravljanja podatkov. Priporočamo vam, da podatke pogosto shranite.
Gumb Osveži se uporabi v primeru, ko ne želite shraniti (preveriti) dodatno narejenih popravkov oziroma se želite vrniti na prejšnje stanje vnosa.
Z gumbom Preveri lahko kadarkoli preverite pravilnost vnesenih podatkov. Če so v podatkih še napake, se vam s klikom na ta gumb izpišejo. S tem gumbom jih hkrati tudi shranite.
V primeru, da nekaj časa niste vnašali, shranjevali ali preverjali podatkov, vas bo spletna aplikacija samodejno ODJAVILA.
Po končanem vnosu in tiskanju OBVESTILA ZA AJPES zapustite spletno aplikacijo s klikom na gumb ODJAVA.
NABOR OBRAZCEV
S klikom na posamezni obrazec dobite ekran za vnos podatkov v ta obrazec. Ekran Osnovni podatki se uporablja za vnos osnovnih podatkov poslovnega subjekta, ostali obrazci pa za vnos finančnih in drugih podatkov. Vsi poslovni subjekti vnašajo finančne podatke v evrih brez centov.
V posamezno polje za vnos pridete tako, da kliknete v polje, v katerega želite vnesti ali popraviti podatek. Pomik v obrazcih je možen tudi s tipko ENTER. Kliknete v polje, od tam naprej pa se pomikate s tipko ENTER. Z vsakim pritiskom na tipko se pomaknete v naslednje polje.
Najprej v Osnovne podatke vnesete MATIČNO ŠTEVILKO, če pa imate ŠIFRO PRORAČUNSKEGA UPORABNIKA pa vnesete le to ter kliknete gumb SHRANI. Tako se iz Registra zavezancev za letna poročila prenesejo določeni osnovni podatki. Če so osnovni podatki vneseni z napakami, dobite rdeče obarvane opombe na desni strani ekrana. Če so osnovni podatki vneseni pravilno, dobijo status OK. Po končanem vnosu osnovnih podatkov lahko nadaljujete z vnosom podatkov v ostale obrazce.
Pri gospodarskih dužbah in zadrugah, ki oddajajo Pojasnila v standardizirani obliki, v tekstovno okno vnesejo pojasnila, ki lahko obsegajo največ dve strani. Vsak prehod v novo vrstico je treba potrditi s tipko ENTER (na tak način je oblika izpisanih pojasnil enaka kot na ekranu). Če se kopirajo pojasnila iz drugega dokumenta (*.doc), je treba pri lepljenju uporabiti ukaz CTRL+V, nato pa pred vsakim prehodom v novo vrstico izbrati tipko ENTER.
POŠILJANJE OBVESTILA AJPES
Ko imajo vsi obrazci status OK, kliknete na gumb »oddaj poročila« in na istem mestu še gumb Tiskaj. S tem natisnite iz spletne aplikacije OBVESTILO, s katerim potrdite vnesene podatke. Potrdilo vsebuje vse obrazce in njim pripadajoče posebne šifrirane kontrolne kode dolžine 32 znakov (MD5), ki služijo za preverjanje pravilnosti vnesenih podatkov.
OBVESTILO, podpisano s strani vodje poslovnega subjekta, predložite osebno ali pošljite po pošti s povratnico krajevno pristojni izpostavi AJPES.
TISKANJE OBRAZCEV
Pravilno obliko obrazca dobite s klikom na gumb Tiskaj, ki se nahaja pred ali za posameznim obrazcem. Nato kliknete na gumb z ikono tiskalnika, ki se nahaja v opravilni vrstici ekrana. Če so podatki v obrazcu, ki ga želite izpisati, še vedno nepravilni, dobite na koncu ekrana izpis: »Obrazec ni preverjen oz. ima napake! MD5 ni mogoče izpisati!«.
Če ste proračunski uporabnik ali druga oseba javnega prava, morate za tiskanje obrazcev Stanje in gibanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev ter Stanje in gibanje dolgoročnih kapitalskih naložb in posojil, izbrati možnost ležečega tiskanja. Ležeči položaj tiskanja nastavite pred tiskanjem tako, da izberete možnost Datoteka, nato Priprava strani in kliknete v krogec ob besedi ležeče. Nastavitev položaja tiskanja morate spremeniti ob vsaki spremembi položaja tiskanja.
Gumb Izvoz v EXCEL omogoča izvoz podatkov v Excel preglednico v obliki obrazcev, ki so namenjeni zgolj vašemu arhivu, ne pa pošiljanju AJPES. Podatke pa lahko izvozite tudi v XML datoteko tako da kliknete na gumb Izvoz v XML. Kreirala se bo XML datoteka, ki si jo lahko shranite za arhiv.
UVOZ PODATKOV ZA LETO 2006
Uvoz podatkov za leto 2006 (s klikom na gumb "UVOZ PODATKOV PREJŠNJEGA LETA") pomeni, da lahko napolnite vse stolpce v obrazcih, ki se nanašajo na podatke preteklega leta s podatki, ki ste nam jih oddali za leto 2006, preračunano v EUR po centralnem paritetnem tečaju 1 EUR = 239,64 SIT. Po uvozu lahko podatke v stolpcih, ki se nanašajo na preteklo leto, tudi popravljate.
POSTOPEK ZA UVOZ DATOTEKE XML
Uvoz XML datoteke je mogoč samo za tiste uporabnike, ki so vnašali podatke v Excelove preglednice, ki jih je izdelala AJPES za leto 2007. Na obrazcu za osnovne podatke pritisnite gumb "UVOZ". Odprlo se bo novo okno, kjer izberete XML datoteko za uvoz in se odločite, ali boste podatke uvozili kot novo podjetje (na ta način kreirate nov poslovni subjekt) oziroma ali boste prepisali trenutno izbrano podjetje (OPOZORILO: na ta način prekrijete/izgubite že vnesene podatke za poslovni subjekt). Potem kliknite na gumb "UVOZ" in sledite navodilu. Ko se podatki uvozijo, kliknite na gumb "ZAPRI".
Uvožene podatke lahko pregledujete, popravljate, shranite, preverite in tiskate.
Prednost takšnega načina je, da uvožene podatke potrdite s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali z izpisom obvestila, podpisanega s strani vodje poslovnega subjekta. OBVESTILO, podpisano s strani vodje poslovnega subjekta, predložite osebno ali pošljite po pošti s povratnico krajevno pristojni izpostavi AJPES.
Uvoz ni mogoč za druge in določene uporabnike, saj nimajo možnosti vnosa podatkov v Excelovo preglednico.
LETNA POROČILA V OBLIKI PDF DATOTEKE
Letna poročila v obliki PDF datoteke lahko poslovni subjekti (gospodarske družbe, zadruge, samostojni podjetniki ter pravne osebe javnega prava in društva) predložijo AJPES le prek spletne aplikacije na spletnem portalu (nikakor ne po elektronski pošti). Verodostojnost letnih poročil v obliki PDF datoteke lahko potrdijo na dva načina:
-
z izpisom obvestila za AJPES, ki ga podpiše vodja poslovnega subjekta. Pisno obvestilo predložijo pristojni izpostavi AJPES osebno ali po pošti s povratnico. Obvestilo vsebuje posebno zgoščevalno kontrolno kodo (32 znakov), ki AJPES služi za preverjanje istovetnosti oziroma pravilnosti predloženih podatkov.
Na enak način lahko majhne gospodarske družbe predložijo tudi Pojasnila k izkazom v obliki PDF datoteke.
ELEKTRONSKO PODPISOVANJE
Podatke iz letnih poročil na poenotenih obrazcih in letna poročila v neenotni – poljubni obliki lahko poslovni subjekti elektronsko podpišejo s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od naslednjih overiteljev digitalnih potrdil:
Informacije v zvezi s pridobitvijo kvalificiranih digitalnih potrdil, njihovimi vrstami in nameni uporabe so na navedenih spletnih straneh overiteljev.
OPOZORILO: Kvalificirano digitalno potrdilo lahko uporabite za podpis letnega poročila le, če ste predhodno posredovali pristojni izpostavi AJPES izpolnjen obrazec 'Obvestilo o uporabi kvalificiranih digitalnih potrdil za podpisovanje letnih poročil' (.PDF - 113KB, .DOC - 107KB). Za lažje izpolnjevanje obrazca pa je na voljo navodilo za izpolnjevanje (.PDF - 72KB, .DOC - 149KB).